KI im Business Travel 2035: Vier Szenarien und eine unbequeme Frage

Am 9. Oktober 2026 hat der Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) sein Whitepaper «KI in Business Travel» veröffentlicht und in einer Online-Präsentation vorgestellt. Die wissenschaftliche Studie dahinter stammt vom Institute of Tourism, Travel & Hospitality (ITTH) der Hochschule Heilbronn unter der Leitung von Prof. Dr. Stephan Bingemer. Ich hatte das Whitepaper vorab erhalten und war bei der Präsentation live dabei. Mein Fazit vorweg: Die Studie sagt nicht, was kommt. Genau das macht sie nützlich.

Keine Prognose, sondern ein Spielfeld

Bingemer betonte gleich zu Beginn, dass es sich um eine explorative Studie handelt. Sie will nichts vorhersagen, sondern ein Spielfeld aufziehen, auf dem verschiedene Zukünfte unterschiedlich wahrscheinlich sind. Es gibt deutlich mehr als die vier Szenarien der Studie. Dass es vier sind, ist laut Bingemer eine rein didaktische Entscheidung: Eine 2×2-Matrix lässt sich in der Praxis gut verarbeiten.

Anschaulich war der «Szenariotrichter». Er unterscheidet zwischen plausibler, wahrscheinlicher und erwünschter Zukunft. Die wahrscheinliche und die erwünschte Zukunft sind meist eine Fortschreibung dessen, was wir kennen, und genau da liegen Prognosen oft daneben. Das Beispiel dazu: Die Wachstumsprognosen für die Geschäftsreise vor 2020 waren wertlos, als die Pandemie kam. Der Nutzen von Szenarien liegt deshalb weniger in der Zukunft selbst als in der Frage, was man heute tun kann. Die Methode stammt vom European Tourism Futures Institute und wurde hier erstmals mit einer grossen Stichprobe im deutschen Geschäftsreisemarkt angewendet.

So ist die Studie entstanden

• Horizon Scan: 20 Unternehmen lieferten insgesamt 652 Aussagen, durchschnittlich 43 pro Unternehmen. Die Themen reichten weit über Technologie hinaus: Hybridarbeit, Nachhaltigkeit, Work-Life-Balance, Demografie, Wirtschaft.
• Szenario-Workshop: 15 dieser Unternehmen nahmen sich einen ganzen Tag Zeit. Bewusst waren nur Travel Manager dabei, keine Anbieter. Die Studie sollte nicht von den heute verfügbaren Lösungen geprägt werden.
• Anbieterperspektive: Danach machten 15 Anbieter ebenfalls einen Horizon Scan. Sie kannten die Szenarien nicht, und die Kernrichtungen bestätigten sich. Bingemer räumte ein, dass diese Auswertung kleiner, weniger robust und stärker auf Technologie fokussiert ist.
• Szenarioachsen: Aus vier Treibern blieben zwei Achsen übrig: die Vernetzung der KI (von fragmentiert bis End-to-End) und die Autonomie der KI (von «Human-in-the-loop» bis autonom entscheidend). «KI als Effizienztreiber» wurde ausgeschlossen, weil er von der Autonomie abhängt und keine eigenständige Achse ist.

Die vier Zukunftsbilder

1. KI-Agenten-Wildwuchs. Das ist laut Bingemer kein Zukunftsszenario, sondern in vielen Unternehmen heute schon sichtbar: Mitarbeitende nutzen private KI-Tools auf dem eigenen Gerät und geben Firmeninhalte ein. Das bringt Dynamik und Komfort für die Reisenden, aber Intransparenz und Kontrollverlust für die Organisation, dazu Datenschutzrisiken.

2. Autonomes Travel-Betriebssystem. Ein durchgängig vernetztes System steuert Reisen innerhalb definierter Zielparameter. Die Effizienz wäre maximal. Das Travel Management wandelt sich vom operativ Handelnden zum Leitplankengeber und Kontrolleur. Bingemer verglich die Rolle mit dem Schiedsrichter, der den Videobeweis führt.

3. Gläsernes Cockpit. Die KI liefert Entscheidungsgrundlagen, der Mensch bestätigt. Das ist transparent und gut steuerbar, aber langsamer. Bingemer nannte auch das Risiko: Menschen könnten Empfehlungen nur noch durchklicken und verlernen, kritisch mit KI-Resultaten umzugehen.

4. Manuelles Kontrollzentrum. Viele punktuelle KI-Tools, etwa für Belegerfassung oder Prognosen, die kaum miteinander verbunden sind. Die Kontrolle ist hoch, der Systemnutzen gering, der Koordinationsaufwand gross. Intern entsteht Erklärungsdruck, weshalb man so aufwendig arbeitet, während KI vieles erleichtern könnte.

Wer will welches Szenario?

• Technologieanbieter blicken Richtung Autonomie, denn autonome Systeme lassen sich gut verkaufen. Ausgeblendet wird oft der Wildwuchs, wenn gar kein Firmensystem genutzt wird.
• Intermediäre wie TMCs finden das Gläserne Cockpit interessant. Ihr Angstbild ist die Disintermediation durch ein autonomes Betriebssystem.
• Leistungsträger können mit dem autonomen System und dem Cockpit leben und profitieren zudem vom Wildwuchs, weil dann schwer kontrollierbar wird, wo Reisende kaufen.
• Travel Manager nannten das Gläserne Cockpit häufig als Zielbild. Den Wildwuchs nehmen sie heute teils mangels besserer Systeme in Kauf, sehen ihn aber wegen Maverick Buying kritisch. Ein autonomes System würde ihre Aufgabe komplett neu definieren.

Die Kernbotschaft: Hoheit liegt in der Entscheidungslogik

Wer im Business Travel die Hoheit hat, entscheidet sich künftig nicht mehr im operativen Prozess, sondern bei der Entscheidungslogik. Daraus folgt:

• Der Travel Manager wird vom Prozessmanager zum Architekten von Regeln und Systemen, auch wenn Szenario 2 nie eintritt.
• Gesteuert wird über Daten statt über Vorgaben. Statische Richtlinien müssen dynamischer werden.
• Kontrolle wird indirekt: weniger Eingriffe im Einzelfall, mehr Governance und Monitoring.

Die strategischen Optionen unterscheiden sich je nach Szenario. Beim Wildwuchs braucht es eine Minimal-Governance mit Datentransparenz und klaren Haftungsgrenzen. Beim autonomen System braucht es eine Meta-Governance: Nach welchen Kriterien soll das System entscheiden? Im Cockpit sind es datenbasierte Policies und klar definierte Eingriffspunkte für den Menschen. Im manuellen Kontrollzentrum müssen Komplexität reduziert, Entscheide beschleunigt und Prozesse standardisiert werden. Sonst ist man in zehn Jahren im Rückstand. Als Kompetenzen empfiehlt die Studie Datenmanagement, KI-Governance, Prozessdesign und Compliance.

Aus der Fragerunde

• Welches Szenario tritt ein? Bingemer lehnte die Antwort ab, wie jeder seriöse Zukunftsforscher. Als Beispiel nannte er ein Szenario für VisitScotland, das die Möglichkeit einer Pandemie durchdachte, lange bevor Corona kam. Szenarien werden an Wendepunkten laufend nachjustiert.
• KI-Regulierung: Er verwies auf den europäischen AI Act und darauf, dass KI-Systeme über vor- und nachgelagerte Filter reguliert werden. Sein Rat: verantwortungsvoll einsetzen und sich nicht zu früh auf ein System festlegen, das das ganze Unternehmen steuert.
• Ersetzt KI den Travel Manager? Nein, aber die Aufgaben verschieben sich. Operative Entlastung soll für strategische Arbeit genutzt werden. Eine kontrollierende Funktion bleibt nötig.
• Private KI-Nutzung: Die erste Frage laute, ob man Maverick Buying überhaupt verhindern will. Es braucht Leitlinien dafür, welche Firmendaten in private KI-Tools gehören. Bingemer ist kein Freund von «Polizeikontrolle», weil sie Vertrauen zerstört. Besser ist eine interne KI-Umgebung, die so viel Mehrwert bietet, dass das private Gerät unnötig wird. Wichtig ist auch, die anderen Stakeholder einzubeziehen, damit nicht fünf verschiedene KI-Richtlinien im selben Unternehmen entstehen.
• Wo anfangen? Bei den Daten. KI-Systeme sind so gut wie die Daten, mit denen sie arbeiten, und ein Tool auf schlechten Daten führt zu unzufriedenen Ergebnissen.

Meine Einordnung für die Schweiz

• Die Datenerhebung fand in Deutschland statt. Die Szenarien gelten für den DACH-Raum, befragt wurden aber Unternehmen aus Deutschland. Die Studie ist qualitativ und nicht repräsentativ. Ob Schweizer Unternehmen mit ihrer Struktur, ihrem Datenschutzverständnis und ihrer Anbieterlandschaft anders gewichten, ist offen.
• Der Wildwuchs ist keine Zukunft, sondern Gegenwart. Das war für mich der wichtigste Punkt der Präsentation. Wer wissen will, wo er steht, muss nicht bis 2035 warten, sondern kann heute prüfen, welche privaten KI-Tools Reisende bereits nutzen.
• Ich erwarte Mischformen. Je nach Unternehmen und Reisetyp werden mehrere Szenarien nebeneinander existieren. Das ist meine persönliche Einschätzung und keine Aussage der Studie.
• Jede Akteursgruppe hat eigene Interessen. Das zeigt die Studie deutlich. Bei der Gestaltung der Regeln lohnt sich deshalb ein Blick von aussen.

Drei Fragen für Ihr Unternehmen

1. Welche privaten KI-Tools nutzen unsere Reisenden heute schon, und mit welchen Daten?
2. Wie konsistent sind unsere Reise-, Kosten- und Policy-Daten, und wo liegen die Silos?
3. Wer bei uns legt fest, welche Entscheidungen eine KI treffen oder vorbereiten darf, und welches Szenario ist unser Zielbild?

Wenn Sie diese Fragen gemeinsam durchgehen möchten, etwa in einem Workshop zur KI-Roadmap für Ihr Travel Management, melden Sie sich gerne bei TravelBrain Consulting.

Quellen: VDR-Whitepaper «KI in Business Travel – Wie Künstliche Intelligenz das Corporate Travel Management bis 2035 verändern könnte» (Oktober 2026), Medienmitteilung des VDR vom 9. Oktober 2026 und VDR-Webcast zur Studie vom 9. Oktober 2026. Das Whitepaper steht kostenlos zum Download bereit: https://www.vdr-service.de/whitepaper-ki-in-business-travel/download-vdr-whitepaper-ki-in-business-travel

Zum Weiterlesen: Kurzfassung im Business Traveltip: Wer entscheidet 2035 über Ihre Geschäftsreisen?

Adrian Matt für TravelBrain