Pourquoi une bonne politique de voyages est essentielle pour la maîtrise des coûts et l'adhésion des collaborateurs
Presque toutes les entreprises qui organisent des voyages d’affaires disposent d’une politique de voyages. Pourtant, celle-ci n’est pas toujours appliquée. Elle est souvent obsolète, trop complexe ou ne correspond plus à la culture actuelle de l’entreprise. Résultat : des réservations effectuées en dehors des règles, des processus d’approbation peu clairs et une conformité (compliance) qui n’est plus réellement contrôlée.
TravelBrain vous accompagne dans la création, la révision et l’optimisation de votre politique de voyages, avec une approche pragmatique et adaptée à votre entreprise. L’objectif est simple : permettre à vos collaborateurs de réserver, voyager et payer plus intelligemment.
Analyse et création de votre politique de voyages
Nous examinons votre politique de voyages existante afin d’en évaluer l’actualité, la clarté et la pertinence opérationnelle. Nous identifions les points à améliorer, qu’il s’agisse de l’absence de règles pour les nouveaux canaux de réservation ou de formulations ambiguës. Si vous ne disposez pas encore d’une politique de voyages, nous élaborons avec vous un document parfaitement adapté à votre programme de déplacements et à la taille de votre organisation.
Une politique en accord avec votre culture d'entreprise
Une politique de voyages n’est efficace que si elle reflète les valeurs et la culture de votre entreprise. Nous adaptons les classes de voyage, les catégories d’hôtels, les délais de réservation et les règles d’exception à vos priorités, qu’elles soient orientées vers la maîtrise des coûts, le bien-être des collaborateurs ou un équilibre entre les deux. Une politique adaptée est plus facilement acceptée et respectée.
Processus d'approbation avant le départ
Nous analysons votre processus actuel de validation des déplacements ou mettons en place un nouveau processus. Qui doit approuver quoi ? À partir de quel montant ou de quel écart par rapport à la politique ? Et via quel outil ? Un processus clair et efficace réduit la charge administrative pour les voyageurs comme pour leurs responsables.
Suivi de la conformité et amélioration continue
Une politique de voyages n’est pas un projet ponctuel. Nous vous aidons à mesurer en continu son niveau de conformité, par exemple en analysant les réservations effectuées en dehors de la politique ou des canaux privilégiés, puis nous définissons avec vous des mesures d’amélioration concrètes afin que votre politique évolue en même temps que votre entreprise.
Vous souhaitez revoir votre politique de voyages ou en créer une nouvelle ? Nos experts se feront un plaisir de vous accompagner dans son analyse, sa conception et sa mise en œuvre.
Une politique de voyage (Travel Policy) définit de manière contraignante la manière dont les collaborateurs réservent, effectuent et déclarent leurs voyages d’affaires — y compris les canaux de réservation, les limites budgétaires, les processus d’autorisation et les règles de conduite à respecter pendant les déplacements. L’objectif est de trouver un équilibre entre maîtrise des coûts, sécurité et acceptation par les voyageurs.
Prendre rendez-vous
Adrian Matt
Vous avez des questions ou vous souhaitez bénéficier d’un service ? N’hésitez pas à nous contacter sans engagement, nous nous ferons un plaisir de vous consacrer du temps.