Auch das Travel Management entwickelt sich weiter! Nicht wirklich eine überraschende Aussage. Und doch, bahnen sich gerade Veränderungen in diesem Bereich an, welche die Travel Manager in Firmen jeder Grössenordnung vor nicht zu unterschätzende Herausforderungen stellen werden.

Unter den Schlagworten „Managed Travel 2.0“ und „Open Booking“ werden, noch vorwiegend im angelsächsischen Raum, neue Modelle diskutiert, die dem mobilen und allzeit vernetzten Reisenden besser gerecht werden sollen. Definitiv vorbei sind die Zeiten als das Reisebüro oder die Travel Management Company und die Assistentin oder die Reisestelle im Unternehmen über die Informationshoheit zu Flugverbindungen, Hotelverfügbarkeit und den dazugehörigen Preisen verfügten. Ausgestattet mit Smartphone und Tablet ist heute jeder Reisende in der Lage sich innert kürzester Zeit einen Ueberblick über das Angebot zu verschaffen. Und dazu nutzt er nicht zwingend die vom Travel Management vorgegebenen Kanäle, sondern viel eher Google Flight oder Apps, die er auch persönlich für Privatzwecke im Einsatz hat. Und nicht selten, werden dabei auch Angebote gefunden, die das Reisebüro oder das vom Unternehmen vorgeschriebene Buchungstool nicht offeriert.  Jeder Travel Manager kennt die teilweise spöttischen Bemerkungen von Reisenden, dass selber billiger gebucht werden könne.

Einige dieser Apps für Flüge, Hotels und Mietwagen haben wir in unserem regelmässigen App Check für das Schweizer Fachmagazin Business Traveltip in den vergangenen Monaten getestet und bewertet.

Selbstverständlich sprechen aus Sicht des Travel Managements viele Gründe gegen die Suche und die Buchung direkt durch den Reisen. Dazu gehören unter anderem die Kontrolle über die Einhaltung der Travel Policy, das Risk Management, PreTrip Reporting und MIS und nicht zuletzt der Support durch das Reisebüro in Krisenfällen (z.B. Vulkanausbruch, Streiks usw.). Die meisten Travel Manager können ein Lied davon singen, wie schwierig es schon heute ist, über mehrere Standorte oder Länder, einem oder mehreren Reisebüros und vielleicht zwei Online Booking Tools valide Auswertungen zu erhalten. Wie soll das denn möglich sein, wenn jeder Reisende sucht und bucht, wo er gerade will? Scott Gillespie hat in seinem Blog „Gillespies Guide to Travel & Procurement“ die folgenden Aussagen gemacht:

1. Shop anywhere – period
2. Book anyone – so long as the supplier is safe
3. Book anywhere – so long as employer gets the data fast
4. Book anything – so long as the trip is in budget
5. Pay with the corporate card

Was also, wenn es möglich wird, diese Daten aus mehreren Kanälen wie Airline Webseiten, Online Travel Agencies, Hotel- und Mietwagenportalen sozusagen in Echtzeit zusammenzuziehen? Dadurch könnte der grösste Teil der oben erwähnten Einwände entkräftet werden. Und gleichzeitig kann den Reisenden des Unternehmens mehr Freiheit bei der Wahl des bevorzugten Tools gewährt werden. Selbstverständlich muss sichergestellt werden, dass auch über diese Tools und Kanäle die Einhaltung der Travel Policy sichergestellt und ausgehandelte Firmenraten berücksichtigt werden. Wenn dabei auch noch die eine oder andere Einsparung möglich ist, dann dankt es neben dem Reisenden auch noch der CFO.

Unter Hochdruck arbeiten Technologieanbieter wie Concur, KDS und GDSX und weitere an genau diesen Themen. Nicht alle verfolgen den selben Ansatz – haben aber das gleiche Ziel vor Augen: Die Konsolidierung von Daten aus verschiedenen Kanälen.

Managed Travel 2.0 – Scott Gillespie

Noch unklar ist für mich, was diese Entwicklung für die Reisebüros und die TMCs bedeutet. Werden diese zu Gehilfen der Technologie-Anbieter degradiert? Wird man zukünftig Support für Buchungen anbieten, die vom Reisenden direkt vorgenommen worden sind? Was bedeutet das für die MIS- und Traveler Tracking Angebote der TMCs?

Noch gibt es viele ungeklärte Punkte und offene Fragen rund um dieses Thema. Und doch empfehle ich nicht nur den Travel Managern sondern auch den Vertretern der TMCs, sich rasch und umfassend mit dem Thema auseinanderzusetzen. Denn es wird das Travel Management und die Rolle der Reisebüros in den nächsten Monaten und Jahren verändern!

Mit einer Kolumne in der aktuellen Ausgabe des Business Traveltip und diesem Post ist die Diskussion eröffnet und ich freue mich auf viele interessante Gespräche dazu in den nächsten Wochen und Monaten. Die kommende ITB bietet dazu eine hervorragende Gelegenheit.

Adrian Matt für TravelBrain

Weitere Artikel und Links zum Thema

Kolumne „Managed Travel 2.0″ im Business Traveltip“
App Check by TravelBrain – Flug- und Preissuche
App Check by TravelBrain – Autovermieter
Gillespies Guide to Travel & Procurement – Managed Travel 2.0
Amadeus – the 21st Century Business Traveler
Business Travel News – Let travelers book where they want – we will track it
Concur – Open Booking
KDS Maverick
GDSX TripLink